Gestión Documental y Digitalización para Empresas
Optimizamos los flujos de trabajo documentales de tu empresa mediante digitalización, automatización y soluciones de gestión inteligente. Reducimos costes operativos, mejoramos la eficiencia y liberamos espacio físico mientras garantizamos el cumplimiento normativo y la seguridad de la información.
Tus documentos organizados, seguros y accesibles desde cualquier lugar
¿Qué es la gestión documental? Transformación digital de tus procesos documentales
La gestión documental es el conjunto de procesos, tecnologías y metodologías que permite a cualquier empresa organizar, almacenar, acceder y gestionar documentos de forma eficiente y segura a lo largo de todo su ciclo de vida.
Desde la creación o recepción del documento (facturas, albaranes, contratos, correos electrónicos) hasta su conservación o destrucción certificada, pasando por la clasificación, indexación y recuperación cuando sea necesario.
En Somciber, con 30 años de experiencia en soluciones digitales, analizamos los flujos de trabajo de tu empresa para diseñar un sistema de gestión documental personalizado que reduce el tiempo dedicado a buscar y gestionar documentos, elimina archivadores y archivos físicos innecesarios, automatiza procesos internos repetitivos y asegura que cada documento importante esté disponible cuando lo necesitas. Nuestra mejor solución combina consultoría estratégica, software de gestión documental adaptado y servicios de digitalización para transformar documentos en papel en documentos digitales accesibles desde cualquier lugar.
¿Qué conseguimos con la digitalización y gestión documental empresarial?
Nuestro objetivo es optimizar sus procesos documentales para que cada empresa pueda dedicar menos recursos a gestionar documentos y más tiempo a su actividad principal.
Facilitar la transformación digital
integrando el gestor documental con tu ERP, sistema de facturación electrónica, correo corporativo y otras herramientas empresariales
Mejorar la eficiencia operativa
automatizando flujos de trabajo documentales, facilitando el acceso instantáneo a cualquier documento y optimizando procesos de negocio
Garantizar cumplimiento normativo
respecto a protección de datos, conservación obligatoria de documentos, trazabilidad y normativas legales específicas de cada sector
Aumentar la seguridad de la información
mediante encriptación de documentos digitales, control de acceso granular, copias de seguridad automáticas y custodia documental certificada
Reducir costes operativos
eliminando espacio físico dedicado a archivos físicos, tiempo de búsqueda de documentos y consumibles (papel, tóner, archivadores)
Soluciones digitales para optimizar la gestión de documentos en tu empresa
Software de Gestión Documental
Plataforma cloud para digitalizar, almacenar, organizar y gestionar documentos de forma segura y eficiente. Incluye OCR para búsqueda en documentos digitales, control de versiones anteriores, flujos de aprobación automatizados e integración con ERP y sistemas corporativos.
Beneficios clave:
Acceso a documentos desde cualquier lugar
Búsqueda inteligente por contenido (OCR)
Automatización de procesos documentales
Indexación automática y metadatos
Digitalización y Migración de Documentos
Escaneo profesional de archivo físico con reconocimiento óptico de caracteres (OCR), migración desde sistemas antiguos o carpetas compartidas, clasificación automática por tipo de documento y carga organizada al nuevo gestor documental. Transformamos tu archivo histórico en papel en información digital accesible.
Beneficios clave:
Eliminación de archivo físico y liberación de espacio
OCR que convierte documentos escaneados en buscables
Clasificación e indexación automática
Migración sin pérdida de información
Renting y Gestión de Impresoras
Alquiler de impresoras multifunción profesionales con mantenimiento incluido, gestión de consumibles y optimización de costes de impresión. Ideal para empresas que necesitan equipos actualizados sin inversión inicial, con servicio técnico garantizado.
Beneficios clave:
Sin inversión inicial en equipos
Mantenimiento y consumibles incluidos
Renovación tecnológica garantizada
Ahorro de costes de hasta 30%
¿Cuánto tiempo y dinero pierdes gestionando documentos en papel?
Te ofrecemos una auditoría documental gratuita donde:
- Analizamos tus flujos de trabajo actuales
- Identificamos costes ocultos y cuellos de botella
- Calculamos el potencial de ahorro con digitalización
- Te entregamos un plan de acción priorizado
Por qué externalizar el mantenimiento informático mejora tu operativa
Reduce costes operativos significativamente
El ahorro de costes medio tras implementar un sistema de gestión documental supera el 40%: eliminas alquiler de espacio para archivos físicos, reduces consumibles (papel, tóner, archivadores), ahorras tiempo de empleados en búsqueda y gestión manual de documentos. Una inversión que se amortiza en menos de 18 meses.
Aumenta la productividad de tus equipos
Los empleados dedican hasta 2 horas diarias a buscar, archivar y gestionar documentos en papel. Un gestor documental permite acceder a cualquier documento en segundos mediante búsqueda inteligente, recuperar documentos desde cualquier lugar y automatizar tareas repetitivas como clasificación, indexación o envío de facturas.
Libera espacio físico y mejora la sostenibilidad
Eliminar archivadores, salas de archivo y documentos en papel libera espacio valioso que puedes dedicar a actividad productiva. Además, digitalizar reduce significativamente el consumo de papel, contribuyendo a la sostenibilidad ambiental de tu empresa y mejorando tu imagen corporativa.
Asegura el cumplimiento normativo sin complicaciones
Normativas como RGPD, Ley de Protección de Datos, conservación obligatoria de facturas (mínimo 4 años), normativas sectoriales... La gestión documental permite estandarizar y homologar procesos conforme a normativas legales, trazabilidad completa para auditorías, destrucción certificada cuando corresponde según tiempos de conservación, y evidencia de cumplimiento normativo para inspecciones.
Garantiza la seguridad y confidencialidad de información sensible
Los documentos físicos pueden perderse, dañarse o accederse sin control. Un sistema de gestión documental implementa medidas de seguridad robustas: encriptación de datos personales e información sensible, control granular de accesos por usuario y tipo de documento, trazabilidad completa (quién accedió, cuándo, qué modificó), copias de seguridad automáticas y custodia documental certificada.
Cómo trabajamos: proceso de transformación digital documental en 3 fases
Auditoría Documental
Analizamos tu situación actual
Identificamos los flujos de trabajo documentales de tu empresa: qué tipo de documento manejas (facturas, albaranes, contratos, correos electrónicos, archivos técnicos), cómo se crean, circulan y almacenan, quién necesita acceder a ellos y con qué frecuencia. Evaluamos costes actuales: espacio físico ocupado por archivos, tiempo dedicado a gestionar documentos, consumibles (papel, impresión), riesgos de cumplimiento normativo. Medimos puntos críticos donde se pierde tiempo o se generan cuellos de botella.
Planificación Personalizada
Diseñamos tu solución de gestión documental
Elaboramos un plan específico adaptado a las necesidades de tu empresa: selección del software de gestión documental más adecuado (cloud, on-premise, híbrido), estrategia de digitalización (qué documentos físicos digitalizar primero, criterios de indexación), diseño de flujos de trabajo automatizados (aprobación de facturas, firma de contratos, circuito de albaranes), integración con sistemas existentes (ERP, correo electrónico, sistemas de facturación), políticas de seguridad y permisos de acceso, plan de migración minimizando disrupciones operativas.
Implementación y Supervisión
Ponemos en marcha la mejor solución
Implementamos las soluciones seleccionadas: instalación y configuración del software de gestión documental, digitalización de documentos prioritarios (facturas pendientes, contratos vigentes, documentación legal), configuración de flujos de trabajo automatizados, integración con ERP y otros sistemas corporativos, formación del equipo en uso del gestor documental. Supervisamos los primeros meses para optimizar configuraciones, resolver incidencias y ajustar procesos según la realidad operativa. Identificamos nuevas áreas de mejora a medida que cambian tus necesidades.
Preguntas frecuentes sobre gestión documental empresarial
¿Qué es la gestión documental y en qué se diferencia de simplemente escanear documentos?
La gestión documental es mucho más que digitalizar documentos en papel. Es un sistema integral que abarca todo el ciclo de vida del documento: desde su creación o recepción, clasificación automática mediante indexación inteligente, almacenamiento seguro con encriptación, gestión de versiones anteriores, automatización de flujos de trabajo (aprobaciones, firmas), búsqueda eficiente con OCR, hasta la conservación o destrucción según normativas. Escanear solo convierte papel en PDF; un sistema de gestión documental convierte documentos en información accesible, trazable y útil para procesos de negocio.
¿Cuánto cuesta implementar un sistema de gestión documental?
Depende del tamaño de tu empresa, volumen de documentos, complejidad de flujos de trabajo y alcance de digitalización. Para una PYME típica (10-50 empleados): software de gestión documental cloud desde 30€/usuario/mes, digitalización inicial de archivo histórico desde 0,15€/página, consultoría e implementación desde 2.500€. El ahorro de costes medio (espacio físico, tiempo empleados, consumibles) suele recuperar la inversión en 12-18 meses. Ofrecemos auditoría gratuita que calcula ROI específico para tu caso.
¿Cuánto tiempo lleva digitalizar todos los documentos de mi empresa?
Depende del volumen de archivos físicos acumulados. La estrategia inteligente NO es digitalizar todo de golpe, sino priorizar: (1) Documentos activos que se consultan regularmente (últimos 2-3 años de facturas, contratos vigentes, documentación legal). (2) Documentos que ocupan más espacio físico. (3) Documentación crítica para cumplimiento normativo. Lo demás puede digitalizarse bajo demanda cuando se necesite consultar. Una PYME con 20 años de archivo puede tener digitalizado lo crítico en 2-4 semanas y después ir completando progresivamente.
¿Es seguro almacenar documentos confidenciales en la nube?
Sí, si se implementa correctamente. Los sistemas modernos de gestión documental cloud cumplen estándares de seguridad bancarios: encriptación de datos en tránsito y reposo, servidores en centros de datos certificados ISO 27001, copias de seguridad automáticas diarias, control de acceso granular por usuario y tipo de documento, trazabilidad completa de accesos, autenticación de doble factor. De hecho, la nube suele ser MÁS segura que archivos físicos (accesibles por cualquiera) o documentos en servidores locales sin mantenimiento profesional.
¿Qué documentos están obligados por ley a conservarse y durante cuánto tiempo?
Las normativas legales principales son: Facturas (mínimo 4 años desde emisión, recomendable 6 años por prescripción fiscal), contratos laborales y nóminas (4 años tras finalización de relación laboral), contratos mercantiles (15 años para acciones derivadas), libros contables (6 años desde último asiento), documentos fiscales (4-6 años), historiales médicos (15 años desde última asistencia), datos personales (tiempo necesario para finalidad + plazos legales). Nuestro gestor documental permite configurar políticas automáticas de conservación y destrucción certificada según normativa aplicable a tu sector.
¿Puedo integrar el sistema de gestión documental con mi ERP y otras herramientas?
Absolutamente. La integración es clave para maximizar eficiencia. Integramos con ERPs principales (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Odoo), sistemas de facturación electrónica, correo corporativo (Outlook, Gmail), firmas electrónicas, CRMs, herramientas de colaboración (SharePoint, Google Workspace). Ejemplo práctico: cuando tu ERP genera una factura, automáticamente se almacena en el gestor documental clasificada por cliente/fecha, se envía por correo al cliente, y se inicia flujo de aprobación interna si supera cierto importe. Todo automatizado sin intervención manual.
¿Qué pasa con mis documentos en papel después de digitalizarlos?
Depende del tipo de documento y normativa aplicable. (1) Documentos sin valor legal tras digitalización: pueden destruirse de forma confidencial y certificada inmediatamente. (2) Documentos con requisitos legales de conservación en original: ofrecemos custodia documental certificada en instalaciones seguras con control de temperatura, acceso restringido, seguros, hasta cumplir plazos legales. (3) Documentos críticos: algunos clientes prefieren custodia indefinida por precaución. Asesoramos caso por caso según normativas sectoriales y recomendaciones legales.
¿Necesito formar a mi equipo para usar el sistema de gestión documental?
Sí, pero es más sencillo de lo que parece. Los gestores documentales modernos tienen interfaces intuitivas similares a Google Drive o Dropbox. La formación básica (buscar, subir, descargar documentos) lleva 30-60 minutos. Formación avanzada (configurar flujos, permisos, integraciones) solo necesaria para administradores. Incluimos: formación inicial presencial/online para todo el equipo, manuales de usuario en vídeo, soporte técnico durante primeros meses, y refuerzo formativo cuando se incorporen nuevos empleados. La curva de aprendizaje es corta y la productividad ganada compensa rápidamente.
Transforma la gestión de documentos de tu empresa
Cuéntanos tu situación actual y te prepararemos una propuesta personalizada de gestión documental sin compromiso. Primera auditoría gratuita.
